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「円滑なコミュニケーション」をしたいと思った時に行き着いた答え

導入

一年半ほどソフトウェア開発PJで
ひたすら仕様を詰めて設計書を書いていました。

なかなか複雑な仕様で、仕様の要求者との認識を合わせるのに苦労しました。
そんな中で、もっと楽に認識を合わせられる、円滑なコミュニケーションをしたいと思いました。

そして、円滑なコミュニケーションを行うには「コミュニケーションの媒体の扱いに気をつける」というのが行き着いた答えです。

コミュニケーションの実体

コミュニケーションの実体は、各個人が持つ「媒体の解釈の仕方」にあると思います。

ではまず、媒体とはなんでしょうか。人と人がコミュニケーションするときには、何かしらの媒体を使って行います。例えば、「言葉」「表情」などです。また「文章」「図」などのような直接人間の体以外から発信されるものも、媒体として、含まれるでしょう。

コミュニケーションを媒体なしで共有することは、おそらく現在不可能です。
テレパシーなどを使っての脳への直接のコミュニケーションはできませんから。

では、コミュニケーションの実体は媒体でしょうか。それも違います。

なぜなら、同じ媒体であっても、解釈の仕方は人それぞれ千差万別だからです。
例えば仕様の要求者とレビューを重ねて作成した設計書があるとします。その設計書をもとにソフトウェアを開発しても、出来上がったものが仕様の要求者が望んでいたものに一致するとは限りません。そこには同じ設計書という媒体を通しても、解釈の違いによって認識のズレが生じるからです。

このように、媒体自身が最終的な形ではなく、それをその人の経験と知識を用いて
解釈した結果がコミュニケーションの最終的な形です。

なので、コミュニケーションの実体は各個人が持つ「媒体の解釈の仕方」だと言えるでしょう。

円滑なコミュニケーションとは

では円滑なコミュニケーションを行うにはどうしたら良いでしょうか。

大きく3つあると考えます

  • 相手の「媒体の解釈の仕方」を思いやる
  • 最終的な成果物を速く相手に示す
  • 媒体を組み合わせる

まず、相手の「媒体の解釈の仕方」を思いやることです。
自分がどう解釈するかでなく、発信する媒体がどう相手に解釈されるかに気を払うべきです。

次に、最終的な成果物を速く相手に示すことです。
上記の例で示したような設計書は途中の成果物であり、誤解されやすい媒体です。設計書の前に最終的な成果物のようなハリボテを作って認識を合わせるほうが、より誤解なく相手の解釈を促せるでしょう。仲介の媒体を使って長い間、認識がとれていると思っていると、知らず知らずのうちに認識のズレが大きくなっていきます。

最後に、媒体を組み合わせることです。
よくあるのが、「文章」とそれを説明する「図」です。文章でなかなか伝わらない内容も、図にしてみると一発で伝わる場合があります。しかし、あまりたくさんの媒体を多用すると情報が散漫になり整合性を保つのが難しくなるので注意しましょう。

まとめ

上記のことから円滑なコミュニケーションを行うには「コミュニケーションの媒体の扱いに気をつける」ことです。

今後

「コミュニケーションの媒体の扱いに気をつける」とは言うだけなら簡単ですね。それが中々上手くいかなくてフラストレーションがたまっている人は多いと思います。具体的に実践していくには、とってもたくさん考慮するべきことがあり、大変です。このブログの方向性とも重なるところです。

実際に理想どおりにコミュニケーションが実践でき、成果が得られるようになるにはまだまだ実践と経験と知識が必要そうです。
そんな「媒体の扱い方」も一つのテーマとして今後のエントリーで少しずつ研究していきたいと思っています。